在ERP系统中,基础数据包括物料档案、供应商档案、客户档案及会计科目等,基础信息是整个系统运行的基础,基础数据的准确性、全面性和完整性不够的话,会严重影响系统的实施难度和系统运行效率,而且尤以物料档案的影响最为突出。
这是我两年前实施的一个项目,系统运行到现在已经有两年多了,由于基础数据-物料档案在系统实施前准备不完整,严重影响了系统的运行效率,挫伤了用户的积极性。
用户在系统实施前进行物料档案整理,他们对物料进行了非常细致和比较科学的分类,但在物料档案的量上才整理了不到4000条,由于企业在手工处理阶段对物料管理不细,仓库没有按物料单独登记帐册,对一收一发的物料全部登记流水帐,而且记录信息不清,加上部门与部门间的协调性差,导致在整理物料档案时无据可查。(根据我们以往的实施经验,物料档案量达到10000到15000条才能满足物流系统的正常运行)
因为上述情况,系统在运行时,物料档案的增加成了一个非常繁重的工作。
该系统运行了两年多,到现在物料档案已有12500多条,也就是说在两年的时间里物料档案增加了8500条,按年标准工作日算,平均每天增加17条。由于物料档案涉及到的使用部门和人员比较多,增加物料档案增加必须设置专人并且按照一定的流程进行,才能保证物料档案的准确性,因此就增加物料档案一项,给系统维护和操作人员带来了非常大的麻烦,公司为此配备了专门的操作人员,并且多次开会协调档案增加流程控制、也由于物料档案的不完整影响了系统进行业务处理的及时性,影响了系统的运行效率,引起了系统操作人员的严重不满,极大的降低了系统的美誉度。
综上所述,物料档案在系统运行过程中作用非常重要,为保证系统基本正常的运行,期初物料档案的整理量必须达到10000到15000条以上。